Le télétravail s’est largement développé depuis le premier confinement. Il se généralise petit à petit dans les mœurs et beaucoup d’entreprises vont progressivement l’intégrer à raison de 2 à 3 jours par semaine. La croissance des outils numériques au sein des projets a également participé au développement rapide d’applications et d’outils facilitant le télétravail. Découvrez dans cet article une sélection d’outils qui vont vous permettre d’améliorer votre productivité et de mieux communiquer et travailler à distance.
Gestion de projet
Trello
Sur Trello vous pouvez créer des tableaux dans lesquels vous insérez des cartes, avec des listes de tâches à faire, un retroplanning… Cet outil est parfait si vous manquez d’organisation et souhaitez visualiser facilement l’avancée d’un projet ou simplement situer l’acheminement de vos tâches. Trello est un outil souple, facile et complet qui optimise le travail collaboratif. Il s’inspire de la méthode KANBAN (« étiquette » en japonais).
Chaque membre de votre équipe peut éditer le tableau. Il suffit de les inviter. Dès lors, plusieurs fonctionnalités s’offrent à vous :
- Checklist à cocher sur les cartes pour suivre la progression de vos tâches
- Intégration de liens, de fichiers et d’outils complémentaires (Slack, Google Drive, Zapier…)
- Vue en mode calendrier (semaines et mois)
- Personnalisation du fond, des cartes, du délai…
- Déplacement illimité des cartes
Trello pour permettre de centraliser la communication d’un projet sur une seule interface. Finis les échanges interminables et chronophages d’emails.
Asana
Vous êtes à la recherche d’un mode de travail plus simple pour vous et vos équipes ? Asana est une solution de gestion de projet et à l’instar de Trello, sa version gratuite est très complète.
Créez autant de projets que vous le souhaitez. Asana comprend de nombreux avantages :
- Diminution de l’encombrement de votre messagerie.
Gérez la communication depuis vos tâches. Connaissez le bon interlocuteur grâce à l’attribution de membre sur chaque carte. Vous prenez ainsi vos décisions plus rapidement et les commentaires sont plus pertinents que par échanges répétitifs de mails.
- Vision d’ensemble de votre travail et de vos objectifs sur une interface. Vous consultez la progression des initiatives en temps réel.
- Accroissement de la responsabilité de chacun et de la transparence entre les membres. Vous gérez la charge de travail de vos équipes en identifiant qui est débordé ou inoccupé et vous ajustez les tâches en conséquence.
- Gain en clarté et en efficacité. Connectez Asana aux outils que vous utilisez au quotidien (Slack, Zoom, Outlook…). Conservez tout votre travail dans un même espace.
La version gratuite d’Asana (dans la limite de 15 utilisateurs) permet de créer et visualiser des projets de 3 manières différentes (une seule pour Trello) et comprend de nombreuses fonctionnalités :
- Nombre de tâche, de projets, de messages, de stockage illimités
- Journal complet des activités
- Projets en vue liste, tableau et calendrier
- Aperçu, échéance et brief du projet
- Applications mobiles pour iOS et Android
Communication interne
Slack
Slack est un espace de collaboration qui remplace les emails en interne dans votre entreprise et propose plusieurs outils afin que votre équipe améliore sa productivité. (Il est d’ailleurs utilisé par la NASA pour envoyer les rover sur mars !)
Votre équipe dispose de :
- Espace de travail unique pour toute l’équipe
- Canaux de discussions privés ou publics
- Messagerie privée
- Appels audio et vidéo à plusieurs
- Partage de fichiers
Vous avez la possibilité de créer différentes « channels », de gérer vos conversations par nom de projet, d’équipe… De plus, Slack est une solution très intuitive.
Suivez l’actualité des équipes, des projets et des sujets souvent abordés au sein des canaux. Vous informez vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs de l’avancement des projets en partageant simplement un canal dans Slack.
Quelques inconvénients subsistent : nos fichiers sont stockés de façon limitée et les conversations sont enregistrées sous 30 jours uniquement. Si vous ne voulez pas rencontrer ces barrières, vous devez passer à un abonnement payant.
Microsoft Teams
Microsoft Teams est une solution de collaboration complète qui permet de :
- Échanger par écrit avec ses collaborateurs via un système de messagerie.
- Stocker et échanger des fichiers avec vos équipes.
- Collaborer en temps réel et en toute sécurité sur des documents Word, PowerPoint et Excel.
- Communiquer également avec des personnes extérieures à votre organisation.
- Avoir accès à plus de 650 applications et services intégrés.
La version gratuite vous permet de :
- Réunir vos équipes pendant 60 minutes et planifier un nombre illimité de réunions à distance. (Jusqu’à 24 heures pendant une période limitée)
- Accueillir jusqu’à 100 participants. (Jusqu’à 300 participants pendant une période limitée)
- Poursuivre des discussions avec autant de chats et de conversations de canal que vous souhaitez.
- Stocker jusqu’à 10 Go partagés et 2 Go personnels gratuitement en ligne.
- Microsoft Teams propose une version gratuite et deux versions payantes à partir de 4,20 euros par mois.
La version payante va plus loin en vous permettant de :
- Programmer des réunions à distance et inviter des participants à l’avance.
- Enregistrer les réunions
- Organiser des réunions à distance avec maximum 250 personnes
Zoom
Zoom est une solution fait partie des leaders des réunions à distance. Ainsi, il propose notamment de nombreux outils permettant aux entreprises d’effectuer des réunions en ligne, organiser des webinaires, créer des salles de conférences et converser par écrit dans un chat instantané.
La version gratuite vous permet :
- Appels en face à face illimités
- Réunions de groupe limitées à 40 minutes et 100 participants.
- Qualité de voix et vidéo HD
- Partage d’écran
- Arrière-plan animé et virtuel
Les versions payantes (14€ à 19€ par mois) vous permettent de :
- Inviter plus de participants
- Activer l’enregistrement des réunions
- Connecter Zoom à Skype Entreprise
- Obtenir une URL personnalisée
Si vous voulez en savoir plus sur les solutions de visioconférence gratuites, cet article peut vous intéresser :
Partage de fichiers :
Smash
Smash est un outil français, simple et intuitif pour l’envoi de vos fichiers, disponible en ligne. Pas besoin de télécharger aucun logiciel. C’est une solution gratuite de transfert de fichiers sans limites de taille.
Vous glissez-déposez un fichier dans votre navigateur, vous entrez le mail de votre destinataire ainsi qu’un message si vous le souhaitez et vous envoyez. Vous pouvez aussi opter pour l’envoi d’un lien. Et pas besoin de s’inscrire !
Cet outil est particulièrement innovant, car il vous permet de visualiser les fichiers envoyés avant même de les télécharger. Pendant la durée de l’envoi, Smash vous propose de découvrir non pas des publicités, mais quelques réalisations artistiques avec les liens vers les sites des artistes.
Le site vous permet également d’accéder à vos fichiers à partir d’un navigateur mobile. Les fichiers reçus restent en ligne pendant 7 jours.
Lorsque vous envoyez plusieurs fichiers ayant des formats différents, le site génère une présentation structurée.
Clockwise
Clockwise est une extension que vous pouvez intégrer à votre calendrier pour optimiser son temps (Google Calendar par exemple).
Les lieux de travail modernes sont plus collaboratifs que jamais. Ainsi, nous sommes souvent confrontés à un flux constant de réunions, emails, chats et interruptions ne nous laissant pas le temps de réaliser notre travail.
Il optimise votre emploi du temps et aide à gérer les priorités. Il analyse votre calendrier et identifie la manière dont il peut nous allouer du temps pour faire notre travail. Il gère alors automatiquement notre emploi du temps et libère de longs blocs ininterrompus. Les conflits de réunions avec les membres de votre équipe sont automatiquement résolus.
Loom
Loom est une extension chrome qui vous permet d’enregistrer votre écran, votre webcam ou les deux simultanément. Il existe une version gratuite et une version payante.
La version gratuite vous permet d’enregistrer autant de vidéos que vous le souhaitez avec une qualité vidéo de 720p
Selon Loom, nous parlons 6 fois plus vite que nous écrivons sur un clavier
Vous pouvez utiliser Loom si vous devez communiquer un message complexe, ou s’il est nécessaire de partager des visuels par exemple. Partagez votre écran tout en vous exprimant à l’oral.
Vous pouvez ensuite partager le lien de la vidéo via votre solution de collaboration (Slack, Teams…) ou votre messagerie (Gmail, Outlook…)
Après l’enregistrement de votre vidéo, vous pouvez directement la partager ou la modifier. Cependant il vous faudra passer à la version payante si vous souhaitez modifier davantage votre vidéo ou intégrer un bouton call-to-action.
Miro
Miro est un outil de collaboration vous permettant d’échanger avec les membres de votre équipe grâce à des posts-its et autres systèmes de schématisation.
Chacun peut s’exprimer en temps réel sur le tableau blanc en créant, en modifiant, en supprimant… De nombreuses possibilités s’offrent à vous. Il peut être intéressant de l’utiliser pour des brainstorming lors de la création d’une nouvelle offre ou simplement comme outil de prise de notes en réunion par exemple.
Il est disponible sur ordinateur, tablette et smartphone
Gestion des tâches quotidiennes
Yousign
Marre de passer ¼ de votre temps sur des tâches administratives et chronophages ? Yousign est une solution de signature électronique.
Elle vous permet de simplifier l’envoi et la signature de vos contrats : vous importez le contrat dans l’application et votre destinataire n’a plus qu’à s’identifier, cliquer pour signer et c’est tout !
Il y a moins de délais dans les échanges, de relances, c’est du temps précieux gagné que vous pouvez utiliser pour développer votre activité.
Yousign dispose des plus hauts niveaux de certification européens. La signature comporte alors une valeur juridique légale.
Payfit
Payfit est une solution de gestion des ressources humaines. Elle permet de dématérialiser le processus de gestion administrative des ressources humaines. Vos équipes ont accès à leur bulletin de paie, mais ont aussi la possibilité de poser leurs jours de congés.
Payfit s’occupe de la gestion des :
- Notes de frais
- Absences
- Processus d’Onboarding
- Entretiens annuels
- …
Adopte un bureau
Adopte un bureau propose du mobiliser économique, de qualité, à faire livrer chez soi dans une logique d’économie circulaire. Ils fournissent du mobilier de bureau neuf ou reconditionné. Vous pouvez vous équiper de bureaux, de sièges de bureau, de mobiliers de réunions, du mobilier détente… Tout ce qui peut trouver sa place dans un bureau en entreprise.
Ils gèrent les demandes d’équipement, la livraison et l’assistance aux réglages. Ils ont déjà sauvé plus de 50 tonnes de mobiliers de bureau !
