La réunion en visioconférence est l’idéal pour avoir une discussion directe avec des interlocuteurs se situant n’importe où. Ils peuvent être dans une autre ville, un autre pays ou un autre continent. Dans la vie professionnelle, cet outil connaît un succès croissant et fulgurant. Ce moyen de communication possède beaucoup d’aspects positifs non négligeables : le gain de temps, la réduction des coûts et de l’empreinte de carbone. Nous ne sommes plus obligés de nous déplacer. Par cette période de crise, la vidéoconférence devient le moyen de communication le plus utilisé.

Bien choisir ses outils

Tout d’abord, il faut bien choisir son outil de visioconférence. Plusieurs choix s’offrent à vous, mais deux se démarquent : « Teams » et « Zoom » ,deux outils gratuits et faciles d’utilisation.

Pour mener à bien votre réunion, il faut aussi s’assurer que tout fonctionne, que vous êtes équipé d’une bonne connexion internet et des outils suivants : une webcam, un microphone, un casque ou des écouteurs.

Savoir s’organiser

Veillez à choisir le thème adapté. Il est conseillé au préalable de faire un plan récapitulatif des points à aborder. Choisissez avec soin les personnes qui participeront à votre réunion. Essayez de ne pas avoir plus de 10 participants. Au-delà de ce nombre, il y a de grandes chances que certains participants décrochent, montrent des signes de fatigue ou préfèrent être sur leur smartphone.

Envoyez les invitations aux participants bien avant la réunion afin que ces derniers s’organisent au mieux. Lorsque vous envoyez les invitations, indiquez la durée : pour une réunion virtuelle, 1h30 est le maximum si vous ne voulez pas perdre l’attention des participants. Ces invitations peuvent être envoyées par mail par SMS, via les réseaux sociaux… Tout dépend de la relation que vous entretenez avec vos interlocuteurs. Si vous souhaitez en savoir plus sur une bonne préparation de réunion en visio lisez cet article :

Faire un bilan à la fin de la réunion

Pour une réunion constructive et enrichissante, prévoyez un temps de questions-réponses à la fin pour répondre aux interrogations et éclaircir certains points. Ce moment est aussi un moment d’échange. Il sert à clôturer votre réunion en mettant tout le monde sur la même longueur d’onde. N’hésitez pas à envoyer un compte-rendu à tous les participants le lendemain de votre réunion.

Vous avez dès à présent toutes les clés et astuces pour une réunion en visio réussie. Avec une bonne organisation et une bonne préparation en amont, vous êtes prêt à réaliser des visioconférence de qualité.