Gagner la confiance d’un interlocuteur en visio

Exercice que vous réserviez à des occasions particulières et souvent rares, le rdv Visio est depuis peu (je vous laisse deviner pourquoi), un incontournable de vos relations professionnelles. Pourtant il est souvent abordé avec angoisse et hésitation par ceux qui le pratique comme une contrainte, un passage obligé, auquel ils se soumettent en songeant au temps pas si lointain ou on pouvait croiser ses interlocuteurs « en vrai ».

Pour ceux qui le vivent avec des degrés divers de réticence la visio est parée de tous les défauts possibles, allant de la difficulté technique, à la froideur supposée du média, en passant par la perte d’information induite par le distanciel. Si l’on rajoute aux circonstances du dit rdv le fait qu’il s’agisse d’un rdv « à enjeu », on obtient une angoisse véritable, ou pour certains tous les warnings du « ratage » se mettent à clignoter.

Alors éloignons ces mauvaises pensées, désacralisons tout cela. Nous allons voir qu’en ayant en tête 5 principes/points précis on se donne tous les moyens de passer l’obstacle avec succès et même d’entamer une véritable relation avec son interlocuteur, aussi bien qu’en présentiel, parfois mieux… En tout cas beaucoup mieux qu’au moyen d’un simple appel téléphonique.

Principe n°1 – La maîtrise

Une Visio ce sont des moyens matériels qui doivent être maitrisés. Là encore, traiter ce mode de contact comme un expédient est le meilleur moyen d’aller à l’échec. La Visio vous aller devoir l’adopter et donc acquérir l’aisance nécessaire avec les logiciels et matériels. Donc prenez en main les Zoom, Teams, Google Meet etc…exercez-vous sous plusieurs types de supports, ayez en tête les process de partage d’écran, d’invitation d’interlocuteurs. Assurez-vous que, image et son passent, que les batteries de votre casque soient chargées et que vous ne gaspillez pas votre précieuse bande passante en laissant tourner 25 onglets et 15 applis pendant votre rdv…

Vous n’iriez pas en rdv physique avec un Laptop dont vous ne connaissez pas les principes de fonctionnement ?

Et bien il en est de même avec la visio. Donc creusez l’aspect matériel de la chose faites des essais, enregistrez-vous au besoin, mais utiliser ces outils doit devenir naturel. C’est à ce prix que votre discours gagnera en Impact.

Principe n°2 – La structuration

Un rdv visio n’est pas un vague échange ou on a la chance d’être parfois distrait par le passage d’un chat en arrière-plan, c’est un rdv professionnel. Il doit être structuré, avoir un début, un milieu une fin, partir d’un point et arriver à une conclusion.

En dehors des réunions classiques entre collègue, Vous aurez parfois affaire à un nouvel interlocuteur, quelqu’un que vous ne connaissez pas. Quelqu’un avec qui vous aurez dû placer et obtenir le rdv.

Celui-ci est coincé entre d’autres obligations pour votre interlocuteur, donc soyez précis dans votre discours et la présentation de celui-ci. Cadrer le rdv, annoncez, qui vous êtes, ce dont vous allez parler, et soyez concis dès les premières minutes. Votre interlocuteur ne pourra qu’être reconnaissant en notant que vous savez ou vous voulez l’emmener et que vous ne lui faites pas perdre son temps.

Principe n°3 – La proximité

Le constat de l’absence du relationnel, de l’intimité, est tellement mis en avant quand on en vient à parler de Visio que pour beaucoup cette crainte devient auto réalisatrice…je suis en Visio, je m’adresse à un écran, pourquoi ferais-je semblant de m’adresser à une personne ?  Première erreur.

En Visio il ne faut pas se lamenter sur la distance subie, il faut la combattre et être proactif pour créer de l’intimité. Commencez par parler normalement, ayez une posture engageante, habillez-vous en conséquence, regarder devant vous, fixer votre interlocuteur.

En résumé comportez-vous comme en « présentiel », ou jamais vous n’auriez l’idée de lire un texte sur un autre écran sans regarder la personne en face.

Principe n°4 – L’engagement

Signe aisément vérifiable que vous avez gagné si ce n’est un assentiment total, au moins un intérêt de votre interlocuteur, celui-ci doit montrer des manifestations d’engagement. Le retour de votre discours est mesurable de différente façons : accord pour un second rdv, demande de documents, prolongation de l’entretien, rafale de questions…etc. Autant de chose que vous devez guetter et surtout chercher à obtenir.

La distance induite par la visio peut vous éloigner de ce but premier. Beaucoup, tous profils confondus, se perdent dans un exercice de déballage, d’argument et présentation pour meubler leur malaise ou leur inconfort, et perdent de vue leur objectif.

Une visio est un échange, la communication doit passer dans les deux sens. Donc une interaction satisfaisante doit être mesurable par un mouvement consenti par votre client/prospect.

Principe n°5 – L’observation

L’avantage suprême de la Viso est d’ouvrir une fenêtre vers votre interlocuteur. Avec un peu de chance vous y verrez des choses qu’il ne veut même pas vous montrer consciemment: gestes, mimiques, grimaces d’approbation ou de réprobation, le petit dernier qui rentre dans le champ de la webcam…etc.  Autant de choses qui, si vous savez les caractériser et les décoder, enrichiront votre échange. Donc règle d’or enrobant toutes les autres : observer, observer, observer…

Nous le faisons d’autant mieux qu’on s’est conditionné pour rentrer en empathie, en Proximité avec la personne avec qui on échange. Qu’on maitrise parfaitement ses outils, qu’on sait ou l’on va et que l’on a en tête une Structuration précise du rdv. Et enfin c’est en sachant observer qu’on ira chercher l’ENGAGEMENT de son interlocuteur.

Surtout, c’est en s’étant libéré des contingences matérielles de la Visio et de ses diverses craintes et hésitations, qu’on est à même de recevoir les signaux faibles et forts que la posture d’observation rend possible. 

Mémorisez donc ces passages obligés, faites-les vôtre, et vous avancerez plus sereinement, même avec un nouvel interlocuteur. Dernier détail qui n’en est pas un, et que beaucoup négligent : allumez votre caméra et obtenez de la personne d’en face qu’elle le fasse (difficile de lui tordre le bras à distance, mais en demandant poliment la plupart du temps ça marche).

Ça parait évident mais répétons-le tout de même :

La visio c’est fait pour se voir…